Medienanforderungen für Live-Events

Speaker sind beim Countdown noch nicht bereit, der Moderator ist unsicher beim Timing, Präsentationen ändern sich in letzter Minute – das kennen viele Veranstalter.

Wir empfehlen deshalb die Buchung einer Aufnahmeleitung. Diese bietet:

• Professionelle Koordination vor Ort und im Vorfeld
• Individuelle Ablaufplanung
• Kommunikation zwischen Veranstalter und Technik
• Direkten Kontakt zu den Speakern – ohne zusätzliches internes Personal

Ablaufplan: Hier sind die Ablaufzeiten wichtig – Aufbau, Proben, Programmpunkte mit Pausen und Abbau, idealerweise als Tabelle.

Protagonistenübersicht: Eine Tabelle mit Name, Titel/Rolle, Zeitfenster und Foto. Diese Informationen benötigen wir für eventuelle Bauchbinden und damit die Bildregie genau weiß, wer der nächste Sprecher auf dem Bildschirm sein wird.

• Vor- und Nachname des Sprechers
• Optional: Titel oder Untertitel
• Daten als kopierbarer Text (keine Bilddateien)
• Empfehlung: Online-Excel oder Google Sheets mit Sprecherfotos

Grundlegend setzen wir Bauchbinden standardmäßig nicht animiert ein.

Dateiformat: Photoshop (PSD) bevorzugt – Text kann bei Bedarf innerhalb weniger Momente im System geändert werden.

Maße: 1920 × 1080 px

• Title-Safe-Bereich beachten
• Positionierung im unteren Bilddrittel
• Wenn der Text selbst eingesetzt wird: PSD + einzelne transparente PNGs, eindeutig beschriftet
• Upload über den allgemeinen Bereich oder den exklusiven Event-Upload-Link

Ohne eigene Design-Erfahrung empfehlen wir professionelles Design nach Corporate-Identity-Vorgaben: CD-Guide, Beispielpublikationen, alternativ zwei Hauptfarben, Logo, Schriftart und Gestaltungsbeispiele.

Format: 1920×1080 px als Basis, je nach Produktion sind Abweichungen möglich (bitte in der Planung klären).

Dateitypen: JPG oder PNG in höchster Qualität. Für Echtzeit-Bearbeitung während der Show: PSD oder EPS.

Standard: 1920×1080, 10–30 Mbit Datenrate, 320 kbit Audio, als h.264-Datei im MP4- oder MOV-Container.

• Keine Schwarzbilder am Anfang/Ende
• Inhalt soll sauber starten und enden
• Audiopegel konsistent, Zielwert -6dB
• Klare, eindeutige Dateibenennung

Audio: Leichte Kompression für konsistente Pegel, Ziel ca. -10dB, Spitzen max. -6dB.

1080p50: 1920×1080, 50 Bilder progressiv, Apple ProRes LT im QuickTime-Container (.mov)

1080i50: 1920×1080, 50 Bilder interlaced (oberes Halbbild zuerst), Apple ProRes LT im QuickTime-Container (.mov)

720p50: 1280×720, 50 Bilder progressiv, Apple ProRes LT im QuickTime-Container (.mov)

Format bitte vorab mit dem Projektleiter abstimmen. Je nach Länge sind die Dateien sehr groß und müssen bei kurzfristigen Übergaben ggf. per USB-Datenträger übergeben werden.

Sendefertiger Content: Upload auf su.visix-group.com bis spätestens 24 Stunden vor dem Event, mit Name, Eventtitel und Kontaktdaten. (Die E-Mail-Adresse dient nur der Erfolgsbestätigung des Uploads und wird nicht gespeichert.) Die Bestätigung kommt vom Videoregisseur nach Prüfung.

Content mit Bearbeitungsbedarf: Upload auf upload.visix-group.com und E-Mail an den Projektleiter zur Zuordnung.

Wichtig: Eine PowerPoint im Format .pptm können wir nicht als Anlieferung annehmen, da diese schreibgeschützt ist und technische wie inhaltliche Änderungen nicht mehr möglich macht.

Grundlegend geht das, wir empfehlen es aber nicht.

Systeme mit Multiscreen-Ausgabe erlauben der Regie, den Fortschritt der Präsentation zu sehen, während das Publikum den Vollbildinhalt sieht – dieses Feature unterstützt PDF leider nicht.

• Die Regie kann den Folienfortschritt für das Timing nicht melden
• Problematische Folien können live nicht übersprungen/ausgeblendet werden

Wiedergabe: Wir spielen PowerPoint-Präsentationen im Normalfall immer von Rechnern mit Office365 zu. Referentenansicht mit Notizen auf Anfrage (bitte mit dem Projektleiter absprechen).

Foliengestaltung: 16:9-Vorlage nutzen (die meisten Events werden in Full-HD 1920×1080 px angezeigt). Empfehlung für manuelle Maßeingabe: Breite 67,73 cm, Höhe 38,1 cm.

„Je weniger auf einer Folie steht, desto besser kann es wahrgenommen werden. Auch freier Raum auf einer Folie muss nicht um jeden Preis gefüllt werden."

Format-Einschränkung: .pptm-Dateien können nicht angenommen werden (schreibgeschützt, keine Echtzeit-Bearbeitung möglich).

Keynote/Alternativen: Mit Vorabsprache kann Keynote nativ von einem Mac abgespielt werden. Andernfalls bitte als PPT exportieren.

Für Präsentationen mit kurzfristigem Änderungsbedarf (z. B. Agenda-Timing, Workshop-Ergebnisse) konvertieren wir die PowerPoint in ein Online-Format, das per Link geteilt wird – mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten, ganz ohne eigene Accounts, bis zum Start der Präsentation.

Möglich online: Text bearbeiten, Folien duplizieren, Bilder/Grafiken einfügen.

Nicht möglich: Design-Vorlage/Hintergrund ändern.

Achtung: Pro Live-Event sollte es nicht mehr als eine PowerPoint geben, die auf diese Weise im gesamten Team geteilt wird.

Originalstream: Der Stream insgesamt, exakt so wie gesendet – vom technischen Start bis zum Ende, also inkl. Vor- und Nachlauf.

Relive: Stream zum Nachschauen ohne Countdown und Nachlauf.

OnDemand: Optimierte, verbesserte bzw. geschnittene Version des Livestreams.

Countdown: Inhalt vor der eigentlichen Sendung, beginnt 20 Minuten vor Start. Dient dem Testen der Streaming-Infrastruktur, dem Veröffentlichen des Players, der Audio-Prüfung per Musik, der Anzeige eines Countdown-Timers vor Ort und individuellen Botschaften – und verhindert technische Probleme beim eigentlichen Sendestart.

VIMEO-basierte Veröffentlichung:

Originalstream-Link: Sofort nach der Sendung über Vimeo-Link verfügbar, aber unoptimiert und mit 20-minütigem Countdown. Es empfiehlt sich, diesen Link nicht direkt zu verschicken oder zu verwenden. Empfehlung: Auf der Website einbetten mit Player-Konfiguration zum Überspringen des Countdowns.

OnDemand-Datei: Ca. 24 Stunden nach dem Event verfügbar – optimiert, ohne Countdown, mit Korrekturen (z. B. entfernte Pausen, Versprecher). Einfach die Original-URL auf der veröffentlichten Seite ersetzen.

Streaming-Player via VIMEO: Stream-Auslieferung über einen eigenen Server (getrennt von YouTube/Facebook) mit eingebettetem Player. Der Link kann kurz vor/während der Sendung eine Aktualisierung benötigen.

Zwei Optionen:

• Direkte Einbettung auf der Website – benötigt eigene Webbetreuung während des Streams für Link-Änderungen
• ihrstream.de-Service – eigene, gebrandete Player-Seite mit automatischer Link-Verwaltung (Beispiel: ihrstream.de/leipziger)

Benötigte Angaben vom Kunden:

• Stream-Key (Beispiel: zy2t-fv19-uc68-xx5b-beav)
• Stream-URL (Beispiel: rtmp://a.rtmp.youtube.com/live2)
• Backup-Server-URL (Beispiel: rtmp://b.rtmp.youtube.com/live2?backup=1)
• Hotline-Kontakt zum Backend-Administrator während der Sendung
• Einstellungen: ENABLE AUTO-START aktiviert, ENABLE AUTO-STOP deaktiviert (damit der Event nicht beendet wird, falls kurz Leitungsunterbrechnungen entstehen)

Ablauf: Countdown beginnt typischerweise 15–20 Minuten vor dem Event vor Ort.

Einschränkung: Da wir YouTube-Stream-Backends selbst nicht permanent nutzen, können wir uns nicht immer up-to-date halten, was Feinheiten wie zeitgesteuerte Live-Ereignisse oder nicht-öffentliche Streams betrifft.

Standardansatz: Vimeo als Relay – Signal geht zu Vimeo und wird von dort an YouTube und weitere Plattformen weitergeleitet. Der Vimeo-Feed dient dabei nur der Qualitätskontrolle (nicht öffentlich).

Beim erstmaligen Livestreamen auf einem YouTube-Kanal kann eine 24-stündige Freischaltung nötig sein.

Zuschaltung: Personen werden per Audio und Video zu aktiven Mitwirkenden – sie halten Monologe oder führen einen Dialog mit Personen vor Ort oder anderen Remote-Speakern. Genutzt werden Videokonferenzsysteme (Zoom, Teams, Webex, vMix Call) mit Fokus auf Echtzeitfähigkeit statt Sendequalität.

Zuschauer: Passive Teilnahme über einen hochwertigen Audio-/Video-Stream mit leichter Zeitverzögerung (durch Internetschwankungen bedingt) und optionaler Chat-Teilnahme.

Nach Absprache und genauer Vorplanung können Zuschauer zeitweise auch zu Zugeschalteten werden – dafür sind besondere technische und organisatorische Vorbereitungen nötig.

Standardplattformen: Teams, Zoom oder das spezialisierte, hochwertige vMix Call.

Auswahlkriterien:

• Firmen-/Datenschutzvorgaben, die bestimmte Systeme ausschließen?
• Gesamtzahl an Remote-Speakern?
• Gleichzeitige Remote-Speaker?
• Geografischer Standort der Speaker?

Zum Zeitpunkt der technischen Planung sind sicher noch nicht alle Remote-Speaker verbindlich geplant, aber eine Grundtendenz – am besten als Liste/Agenda – benötigen wir.

Webex oder andere Sondersysteme können wegen des höheren Vorbereitungsaufwands zusätzliche Kosten verursachen.

Unser Hauptanbieter (Vimeo) garantiert trotz Einhaltung grundlegender EU-Datenschutzregeln aufgrund weltweiter Serverstandorte keine vollständige DSGVO-Konformität.

Echte DSGVO-konforme CDN-Option: Erfordert eine Beschränkung auf deutsche Rechenzentren, was Komplexität und Kosten deutlich erhöht. Das Preismodell rechnet nach Zuschauer-Minuten (Anzahl Zuschauer × Sehdauer) ab, eine Vorab-Budgetierung ist daher nicht möglich, und die Kosten steigen deutlich.

Geografische Einschränkung: Zuschauer außerhalb Deutschlands haben in der Regel keinen Zugriff.

Das Budget für das Streaming und den nötigen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand kann nur im Einzelfall ermittelt werden.

Bei besonders hohen Sicherheitsanforderungen setzen wir auf Infrastruktur-Upgrades bei spezialisierten Anbietern mit erweiterten Serverressourcen für Landingpage und Video-CDN.

Zutrittskontrolle:

• Alarmanlagen, gesicherte Gebäudeschächte
• Automatische und manuelle Zutrittskontrollsysteme
• Videoüberwachung an Zugangspunkten
• Sicherheitsschlösser, Pförtner mit Besucherprotokollen
• Ausweispflicht und Besucherdokumentation

Zugangs-/Zugriffskontrolle:

• Benutzername/Passwort + SSH-Key-Authentifizierung
• Firewall, Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Prüfung der Zugriffsrechte (v. a. bei Personalabgängen)
• Minimierte Anzahl an Administratoren
• Passwortrichtlinien, sichere Datenträgerlöschung

Auftragskontrolle: Datenlöschung nach Vertragsende, Prüfrechte für Kunden, laufende Kontrolle der Auftragnehmer.

Transportkontrolle: Verschlüsselung der Kommunikationswege (z. B. E-Mail-Verschlüsselung).

Server-Infrastruktur: USV, Klimatisierung, Temperatur-/Feuchtigkeitsüberwachung, Überspannungsschutz, Brand-/Rauchmelder, Feuerlöscher, Einbruchsalarm, individuell vereinbarte Backup-/Reaktionszeiten und Bandbreiten.

Serverstandort: Alle Server in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Falkenstein und Nürnberg.

Landingpage-System: Meist WordPress – schnell und wirtschaftlich, mit regelmäßigen Updates zur Absicherung.

„Bring your own device" wird außer in abgesprochenen Ausnahmefällen nicht empfohlen.

Hardware:

• HDMI-Ausgang (bei Bedarf Adapter, vorab getestet)
• LAN-Anschluss, falls Internet benötigt wird (WLAN vermeiden)
• Funktionsfähiges, passendes Netzteil

Windows-Einstellungen: Benachrichtigungsassistent aus, Benachrichtigungen & Aktionen aus, Netzwerk-/Energiesparmodus: Nie, Akkusparmodus aus, kein Bildschirmschoner.

Mac-Einstellungen: Benachrichtigungen bei Bildschirmfreigabe aus, Energiesparen: Nie (bzw. minimal im Akkubetrieb), Bildschirmschoner: Nie, Display-Abschaltung bei Netzbetrieb: Nie.

Das von uns produzierte Live-Bild- und Tonsignal kann in diesem Fall über eine sogenannte Video-Inputkarte an einen von Ihnen gestellten Rechner in der Regie übergeben werden.

Laut aktuellem Kenntnisstand unterstützt Microsoft Teams eine Einspeisung über einen externen Server per Streaming nicht mehr.

Die Video-Inputkarte benötigt keine Treiber und kann in Teams dann wie eine „normale" Webcam und ein „normales" Mikrofon ausgewählt werden.

Einen Laptop des technischen Dienstleisters mit einem Account des Kunden auszustatten bzw. anzumelden kann ggf. zu Problemen führen, weshalb die Variante „Übergabe per USB-Video-Inputkarte" bevorzugt wird.

Ggf. können wir beim Internetzugang für den kundeneigenen Rechner unterstützen.